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信用保险&商业保理:应收帐款的管理中面临的法律风险

应收账款是指企业在生产经营过程中因销售商品或提供劳务而应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。从法律的角度分析,应收账款是一种债权,对于债权人来说是利益,对债务人来说则是一种负担,如果债权人没有采取必要的措施,应收账款可能会演变为债务纠纷,甚至形成坏账,造成企业严重的损失。建立应收账款的法律风险防范机制,从源头上化解应收账款风险已是刻不容缓。防范的着眼点应围绕事前、事中、事后三个阶段而展开,尽力把债权风险控制在最低线,下文将详述关于应收账款法律风险的主要风险点和应对措施。

一、 应收账款法律风险的事先防范

(一) 确定对方主体身份

在与客户确定交易关系前,首要的事情就是认真审查对方的主体身份,即审查对方的主体资格是否真实存在,是否合法。具体要了解对方的包括但不限于下述信息:

.工商登记信息:营业执照副本或工商行政管理机关出具的法人资格证书,营业执照

副本需要特别注意是否经过有效年检;

.法定代表人身份证明;

.法人授权委托书、合同经办人员的身份证明等。

上述信息可以通过客户、工商局或专业信用调查机构等途径获取,取得的信息需要经过确认与核实。营业执照是企业证明合法经营资格的重要凭证,通过营业执照判断客户的合法身份,是相关人员应该掌握的基本技能之一,鉴于篇幅所限,关于识别的手段与技巧此处不再赘述。去当地工商局取得具有工商局盖章的营业执照复印件或法人资格证书是简便易行的核实办法,异地注册企业的核实信息可以通过“红盾网”付费订购。

(二) 合同订立形式合规

确定了对方的主体身份后,对于发生的交易,当事双方应订立合同,合同的形式包括书面、口头和其他形式。需要注意的是,口头合同有效,但是在实践中表明,口头合同确定债权相对困难,需要提供能证明交易存在的各种凭证、信函、提单等,且对于违约金的赔付不能得到有效保护,建议企业最好签订书面合同。

书面合同不仅指合同书,也包括信件、电子邮件等可以有形的载明合同内容的形式,条款完备的合同书是企业的最佳选择,应尽量避免格式条款,合同法规定当“对格式条款的理解发生争议的,应当做出不利于提供格式条款一方的解释。”如需使用,对于“免除或者限制其责任的条款”必须对签约方进行提示、说明等程序后方可成为合同条款。

(三) 合同内容规范、条款完备

合同条款实质上反映了各方的权利和义务,通过文字将订立合同的含义条理化、体系化、固定化,合同条款表述的严密性与准确性是保障交易双方正确履行所属权力义务的重要前提,不能含糊不清,使用易于产生歧义的文字。

《合同法》第12条规定“合同的内容由当事人约定,一般包括以下条款:(一)当事人的名称或者姓名和住所;(二)标的;(三)数量;(四)质量;(五)价款或者报酬;(六)履行期限,地点和方式;(七)违约责任;(八)解决争议的方法。当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。”

在实践中,履行期限、违约责任、解决争议的方法等条款的约定不清容易造成歧义引起纠纷。

1. 履行期限

履行期限往往包括检验、收货和付款的确认时限,各自时限应当明确约定,不要使用“验收合格后”、“货到后付款”等含糊的语句,不能约定具体时间的,要明确相关时限的起始条件和标准。顺带提一下,验收时还会涉及检验标准,有些合同会约定“符合国标”,如此大而不当的标准在一旦发生纠纷时将很难保护当事人的权利;

2. 违约责任

违约责任的约定,通常是当事方权利得以履行的重要保证手段,有些企业会在合同中忽视违约责任条款,殊不知也是在放弃自己的权利,当然过高或过低的违约金的约定是难以得到支持的,我国对违约金的计算是按照实际损失的比例,即采用赔偿性违约金,一般这个比例不超过30%。

3. 合同争议的解决方式

合同争议的解决方式有四种:协商、调解、仲裁和诉讼。其中,协商和调解并非解决合同争议必经的程序,故选择仲裁还是诉讼解决合同争议是订立合同争议条款要解决的一个重要问题。

合同当事人将合同争议提请仲裁,必须基于有效的仲裁协议。仲裁协议内容必须具备三个要素:一是要有请求仲裁的意思表示;二是要有仲裁事项;三是要有选定的仲裁委员会。

诉讼是解决合同争议中使用得最多的纠纷解决方式。合同当事人可以通过约定一个对自己有利的法院(往往规定在本地法院)来管辖案件,以节省费用,避免地方保护主义因素产生的不利影响。被选择的法院必须与合同有关联,即只能在被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告住所地、标的物所在地的法院中进行选择,而当事人在制订合同争议条款时应做到表述明确,且约定的管辖法院不得违反级别管辖与专属管辖。

除了上述易于发生纠纷的条款,在合同生效条件的约定中,很多企业会约定“此合同加盖合同专用章(或公章)后生效”,我国法律规定法定代表人签字或盖章均有效,为避免后期产生的鉴定程序,大多数都会选择盖章形式,需注意的是合同主体名称与合同章要一致,使用公章或专用合同章,合同主体的选择尽量避免企业下属的部门或者临时机构,分公司签订的合同是有效的。

为了保障债权人的权利,还可以在合同中运用“所有权保留”制度。根据我国《合同法》第134条规定:“当事人可以在买卖合同中规定买受人未履行支付价款或其他义务的,标的物所有权属出卖人。”这样,只有客户在付清全部货款时,才能取得货物的所有权,即使客户破产了,由于该货物的所有权仍然属于企业,不会作为破产财产,从而很大程度上保障了应收账款的安全。这一约定对债权人非常有利,建议企业更多的运用在合同条款中。

二、 应收账款法律风险的事中控制

(一) 合同履行的监控

加强合同履行的跟踪管理,在合同履行过程中,须有专人负责跟踪合同条款的履约情况,保证合同中规定的义务按期保质完成,避免因自身的原因导致违约造成合同权利义务的无法兑现,及由此产生的违约责任承担。

同时密切关注对方的合同履约状况,对于可能造成应收账款拖欠的危险信号和重大变化,及时做出应对。应对手段的选择需要考虑对方的还款意愿和还款能力,对于无还款意愿者,无论是否具有还款能力,均应尽快通过法律途径予以解决。对于无还款能力者,需了解其无还款能力的原因,如是暂时性的,则可根据实际情况,给予适当的延缓,如确属无还款能力者,也建议通过法律诉讼的方式,确定债权,保留追偿权利。

(二) 合同内容发生变更

在合同生效后未完全履行完毕前,可能会由于各种原因导致合同内容发生变化,对于变更的内容,需经合同双方协商一致,签订明确的变更协议,明确与原合同的法律关系。应注意如下几点:

.变更内容仅对原合同未履行部分发生法律效力;

.当事人对合同变更内容约定不明确的,推定为未变更。换言之,如果就变更合同的

意思表示没有达成一致,则原合同继续有效,当事人仍应按原协议执行;

.当事人就变更合同内容协商一致后,如果法律、行政法规规定变更合同应当办理批

准、登记等手续的,必须依照规定办理相关手续才能发生变更的效力。

(三) 定期的应收账款对账

加强与客户定期对账工作的管理。定期与客户对账有利于交易双方应收账款的支付与清理,确认债权归属,对账中发现的问题要及时查明原因,保持双方账目相符,防止由于双方账目记录上的差异,在诉讼发生时给法律事实的查明造成障碍。

为保留债权凭据,尽量避免口头承诺,建议设计符合销售和收款管理要求的标准对账单,送达或邮寄给客户,要求客户盖章,经手人签字,以保证其法律效力。当客户拒绝提供对账单确认件时,可使用中国邮政EMS或挂号信件方式寄出对账单,并在对账单上注明“如贵公司在收到本对账函15个工作日内未做书面回复的,视为贵公司对本函数据的认可。”

(四) 合同文档的管理

建立有效的合同文档管理制度,确保合同文件资料的完整,并特别注意合同履行过程中的相关往来文件的积累和保存,相关文件包括货物交接凭据、发票、催款函、对账单、往来信函等。

规范文档的归集与调阅,所有的与客户往来的文件,包括传真、信函、电子邮件等都需要保存,尤其是口头形式签订的合同更需要妥善保存相关交易凭证。只有在涉及诉讼时,才可调用原件,其他情况的则提供复印件。

三、 应收账款法律风险的事后补救

(一) 关注诉讼时效

部分企业由于对应收账款监控不严,会遇到对积压多年的应收账款提起诉讼申请却被法院驳回的情况,而导致此类情况发生的原因常常是由于诉讼时效过期。诉讼时效是指民事权利受到侵害的权利人在法定的时效期间内不行使权利,当时效期间届满时,即丧失了请求人民法院依诉讼程序强制义务人履行义务之权利的制度。根据《民法通则》规定,若无法定中断、中止事由,一般情况下应收账款的诉讼时效为双方约定的还款期限届满后两年内,因租赁合同形成的应收账款诉讼时效在双方约定的还款期限届满后一年内。而在法定的诉讼时效期间届满之后,权利人行使请求权的,人民法院就不再予以保护,将会导致自己的应收账款得不到法律保护。

为防止诉讼时效对自身权利的限制,除了逾期账龄分析、及时催收等手段外,企业还应该充分利用“诉讼时效中断”这一法律条款。诉讼时效的中断,是指在诉讼时效期限内,因提起诉讼、当事人一方提出要求或者同意履行义务而中断。从中断时起,诉讼时效期间重新计算。诉讼时效在重新计算期间内,再发生中断事由,则再次中断。具体做法有:

1. 发起诉讼程序,如提起诉讼、申请支付令、申请强制执行等;

2. 企业在诉讼程序外向债务人明确提出要求其偿还应收账款的意思表示并通知债务

人,常见的有对账单、催款函、律师函等,为便于事后证明,建议使用EMS或挂号信方式送达;

3. 债务人确认同意履行还款义务,最好采用书面形式,比如加盖公章的还款计划书;

4. 债务人实际履行部分还款义务,即使还款数额只占欠款数额的极少部分,也足以证明

一方索要或另一方承认而导致诉讼时效中断。

(二) 重视支付令的作用

当双方债权债务关系清晰,对方又缺乏还款意愿时,企业可以向法院申请支付令。支付令是人民法院依照民事诉讼法规定,根据债权人的申请,向债务人发出的限期履行给付金钱或有价证券的法律文书。债务人在收到支付令后,应当在法定期限内清偿债务或者向人民法院提出书面异议,对逾期不履行支付义务而又没有提出书面异议的,债权人可申请人民法院强制执行。支付令具有不用通过诉讼程序,结案快速,费用低廉的优点。

需要注意的是,申请支付令的需满足以下前提条件,包括:双方法律事实清楚,债务到期且金额确定,同时必须是要求债务人支付金钱和有价证券,双方之间没有其他债务纠纷,支付令能够送达债务人等。

(三) 诉讼保全保障追偿效果

企业一旦确定启动诉讼或仲裁程序后,为防止胜诉后却拿不到钱,建议在起诉时采取“诉讼保全”措施,防止在法院做出判决之前,债务方出卖、隐匿、转移资产。诉讼保全有两种:诉前财产保全和诉讼财产保全,但现在法院一般不接受诉前财产保全的申请。

诉讼财产保全最好在递交起诉书的同时向法院提出书面申请,请求法院冻结、查封、扣押对方的财产,可保全的财产包括银行存款、土地和房屋等不动产、机动车辆、机器设备、存货、到期债权等等。企业要调查清楚债务方的可保全财产状况,并向法院提供可供查访的财产清单,缴纳相应的保全费用,法院通常还会要求申请人提供相应数额的财产作为抵押。诉讼保全除了保障胜诉后可以顺利执行,还可以帮助企业掌握主动权,常常会有债务人在财产被法院冻结后,主动提出和解和付款计划,降低了债权风险,加速了应收账款的回笼。

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